Maximiser sa performance commerciale et optimiser ses process commerciaux avec HubSpot

Selon le rapport « State of Sales Operations 2021 » de LinkedIn, le nombre de postes de Sales Operations Managers a augmenté de 38% dans le Monde rien qu’entre 2018 et 2020.

Le sales op exerce une fonction stratégique au sein de l’entreprise dans laquelle il travaille. Son rôle : faciliter la vie des commerciaux pour qu’ils puissent se concentrer sur ce qu’ils savent faire de mieux : vendre.

Ses missions sont ainsi variées mais comprennent notamment l'onboarding des nouveaux, la répartition des comptes et des leads et l’amélioration des process.

C’est un poste clé pour amener toute entreprise vers plus de performance commerciale.

Qu’entend-on par performance commerciale ? Elle correspond à la capacité d’une entreprise à atteindre ses objectifs de chiffre d’affaires tout en optimisant ses ressources et ses process commerciaux

Pas de budget pour recruter ? Vous préférez concentrer vos efforts sur le recrutement d’un nouveau sales ? HubSpot est un outil qui vous permettra d’automatiser certaines actions pour gagner en performance sans pour autant signer un nouveau CDI (même s’il ne remplacera bien sûr pas une personne dédiée)

Pourquoi la performance commerciale ne dépend plus uniquement des commerciaux

Si vous pensez que la performance commerciale repose surtout sur les épaules des commerciaux, leurs compétences, leur capacité à convaincre et leur réseau : vous faites fausse route.

Aujourd’hui, les cycles de vente sont de plus en plus longs et complexes. Les décisions impliquent plusieurs interlocuteurs : direction, opérationnels, finance et équipes techniques. Les points de contact se multiplient. Un prospect peut télécharger un contenu, assister à un webinaire, échanger avec un SDR, puis revenir plusieurs semaines plus tard avec de nouvelles questions.

Vendre seul devient donc difficile, voire impossible.

Plus que jamais les équipes commerciales doivent collaborer avec les équipes marketing.

Et les commerciaux doivent travailler main dans la main avec leurs collègues plutôt que seul face à leur base de prospects et clients.

L’enjeu est donc de suivre efficacement l’ensemble du parcours, de partager l’information et de travailler en équipe. Commercial, marketing, direction : tout le monde doit avancer avec la même visibilité sur les opportunités en cours.

Les entreprises ont donc besoin de structuration.

L’intérêt des CRM n’est plus à prouver. Pourtant, beaucoup d’entreprises sont noyées dans l’offre disponible. Ou alors elles sont équipées d’un outil qu’elles utilisent mal, faute d’avoir réellement structuré leurs process commerciaux autour de cet outil.

Un CRM ne crée pas de performance à lui seul. Mais bien utilisé, il permet de clarifier les étapes du cycle de vente et de répartir les responsabilités pour plus d’efficacité.

Dans un environnement où les décisions sont plus lentes et plus collectives, structurer son organisation commerciale n’a jamais été aussi important. La performance commerciale n’est plus une affaire individuelle et votre CRM est la clé pour vous aider à passer au stade supérieur.

Onboarder les nouveaux arrivants pour plus de performance commerciale

Le recrutement des commerciaux est stratégique pour une entreprise il faut trouver le bon profil mais aussi le rendre rapidement opérationnel pour qu’il soit capable de gérer rapidement :

• Le traitement des demandes entrantes
• La réalisation de démo ou de rendez vous de découverte
• La prospection
• Le suivi des clients existants

Toutes ces compétences à maîtriser demandent une bonne connaissance de l’entreprise, de ses cibles, des offres mais également des process.

L’intégration des commerciaux est donc clé mais comment les onboarder efficacement ?

Bien sûr l’accompagnement d'un manager est essentiel. Pourquoi pas également miser sur un mentor dans l’entreprise qui accompagnera le nouveau collaborateur les premières semaines.

Mais pour faire passer des messages efficacement, sans surcharger d'informations vous pouvez aussi utiliser HubSpot pour créer un parcours d’onboarding.

Pourquoi pas imaginer un scénario qui présente :

• Comment utiliser le CRM
• Les offres de l’entreprise
• Les profils des clients existants
• Les process commerciaux en terme de relance
• Le suivi des clients post signature

Les applications sont multiples et les points ci-dessus ne sont que des exemples. Pour être efficace, un scénario d’onboarding doit être en accord avec vos préoccupations et vos habitudes d'équipes. Mais la mise en place d’un scénario d’email sur une période de 1 mois post arrivée pourrait bien vous aider à valider l’acquisition des compétences chez vos nouvelles recrues.

Gérer et automatiser ses processus de répartition des leads

Lorsque votre équipe commerciale s'élargit, que les leads entrants sont nombreux et que votre taux de fidélisation client est au plus bas : tout va bien. Votre activité est au meilleur de sa forme. Mais un problème peut alors se poser : la gestion de la charge de travail et la productivité des équipes.

Dans ce cas HubSpot devient encore une fois votre meilleur allié.

Vous pouvez définir des règles claires d’attribution des leads en fonction :

• de la zone géographique
• de la typologie de contact ou d’entreprises
• etc.

Vous préférez affecter les leads de manière aléatoire ? Si vous utilisez la prise de rendez-vous par HubSpot vous pouvez utiliser le “round robin” pour que les rendez-vous soient attribués en fonction de l'agenda en temps réel de vos équipes. C’est la première personne disponible qui se verra attribuer le rendez-vous.

Bonne nouvelle si vous souhaitez garder une affectation manuelle des leads, HubSpot va également vous faciliter ce travail. Vous pouvez automatiquement affecter les leads entrants à un SDR qui vérifie le nombre d'activités réalisées par les sales sur une période et attribue les leads entrants à celui avec le plus de temps disponible.

L’affectation peut aussi se faire en fonction de l’atteinte des objectifs. Affectez tous les leads entrants au responsable commercial qui les affectera en tenant compte du rapport d’atteinte des objectifs commerciaux. Donnez plus de leads à celui qui est le plus loin de ses objectifs par exemple.

Piloter sa performance commerciale grâce aux tableaux de bord et indicateurs clés

Structurer ses process commerciaux, c’est une première étape. Mais sans visualisation de la donnée, impossible de savoir si vous avancez dans la bonne direction.

HubSpot CRM vous permet de créer des tableaux de bord de vente personnalisés pour suivre les indicateurs clés de performance commerciale :

• évolution du chiffre d’affaires
  
• taux de transformation par étape du pipeline
  
• durée moyenne du cycle de vente
  
• MRR pour les modèles d’abonnement
  
• atteinte des objectifs par équipe et par commercial
  
  

Ces indicateurs ne servent pas uniquement à “faire du reporting”. Ils permettent d’agir. Et surtout, ils s’adressent à plusieurs niveaux de l’entreprise.

Pour la direction ils permettent de répondre aux questions suivantes :

• L'entreprise avance-t-elle dans la bonne direction ?
• Le pipeline est-il suffisamment alimenté pour atteindre les objectifs futurs ?

Pour le responsable commercial l’enjeu est de savoir :

• Comment faire progresser les équipes ?
• Où se situent les points de friction dans le cycle de vente ?
• Faut-il retravailler l’argumentaire, le ciblage ou la qualification des leads ?

Enfin, les commerciaux peuvent utiliser les rapports pour répondre à ces questions :

• Suis-je dans les temps par rapport à mes objectifs ?
• À quelle étape est-ce que je perds le plus d’opportunités ?
• Comment être plus efficace dans mon suivi client ?

Vous l’aurez compris, si vos données sont correctement renseignées alors le CRM prend tout son sens car il vous offre une transparence totale sur l’activité commerciale. Plus besoin de chercher l’information dans des fichiers Excel ou des emails dispersés. Tout est centralisé, visible et exploitable, en temps réel.

La performance commerciale devient mesurable, donc améliorable.

Améliorer les processus commerciaux et accélérer le process de vente

Piloter sa performance commerciale permet d’identifier les points de friction : étapes trop longues, opportunités mal qualifiées, informations manquantes ou pertes récurrentes à un stade précis du cycle de vente.

Mais pour améliorer ces indicateurs, encore faut-il sécuriser et structurer ses process commerciaux au quotidien.

La performance commerciale passe par un CRM à jour et bien renseigné. Vous pouvez grâce à HubSpot mettre en place des champs obligatoires à remplir pour le passage d'une transaction à une autre. Mais il se peut qu’au cours de votre process commercial vos équipes aient besoin de saisir des informations au niveau de l’entreprise (par exemple un numéro de SIRET est essentiel pour la facturation). Comment vous mettre à l’abri des oublis ?

Dans ce cas, pourquoi pas mettre en place une alerte email pour le propriétaire lorsqu’une information est manquante sur une fiche alors que cette info devrait être saisie à cette étape du parcours de vente ?

Le SIRET est manquant sur l’entreprise alors que la transaction vient de passer en facturation ? Vous en êtes notifiée, le commercial aussi et il peut agir dès maintenant.

Plus besoin de contrôler votre base de données. Vous êtes alerté en temps réel

Et les possibilités d’automatisation sont nombreuses. Le prospect est absent au rendez-vous ? Il reçoit automatiquement un mail lui proposant de le planifier de nouveau.

Non seulement vous augmentez vos chances d’avoir un nouveau rendez vous mais vous épargnez aussi de la perte de temps à vos équipes pour essayer de joindre le prospect et repositionner l'échange.

Et comme la encore c'est la réactivité qui compte encore un bon point, plus de risque d’oublier de relancer.

La performance commerciale n’est plus une question d’intuition ou de talent individuel. Elle repose sur des process structurés, des données fiables et une capacité à piloter en continu son activité. Alors par où allez-vous commencer pour améliorer votre productivité et votre performance commerciale avec HubSpot ? Si vous avez besoin d’aide pour y voir plus clair n’hésitez pas à me contacter !