Hygiène des données CRM : comment nettoyer et maintenir votre base HubSpot

Si vous voulez un CRM performant, tout commence par une bonne hygiène des données.
Quand votre base de données commence à grossir et que vous en perdez la maîtrise, tout devient moins efficace : segmentation floue, doublons, campagnes mal ciblées… 

Plus vous laissez votre base de données se détériorer, plus il sera difficile de remettre les choses à plat. Une entreprise qui néglige ce sujet finit par perdre du temps et parfois même des opportunités commerciales.

L’hygiène des données, c’est donc avant tout une question de rigueur et de régularité. La bonne nouvelle ? HubSpot vous facilite grandement ce travail. Dans cet article, je vous explique comment mettre en place un process pour nettoyer efficacement votre base de données HubSpot.

L’hygiène de votre base de données est stratégique

L’hygiène de votre base de données CRM n’est pas un détail technique. C’est un enjeu stratégique pour toute entreprise qui veut garder un CRM performant et fiable.

Des données obsolètes, incomplètes ou incorrectes : c’est le début des problèmes

• Vos commerciaux perdent du temps à contacter des prospects mal qualifiés ou à douter de la fiabilité d’une fiche.
  
  
• Vos équipes marketing basent leurs campagnes sur une segmentation faussée, ce qui réduit drastiquement l’efficacité des actions.
  
  

Au delà d’un problème d’efficacité, des données obsolètes c’est aussi un risque plus grand pour votre entreprise. Envoyer des emails sur une base contenant des adresses invalides, c’est s’exposer à une baisse de délivrabilité et à terme une détérioration de la réputation de votre nom de domaine.

Autrement dit, une mauvaise hygiène des données aujourd’hui (même rattrapée ensuite) peut encore vous jouer des tours dans plusieurs mois.

Étape 1 – Le dédoublonnage des entreprises et des contacts

Au fil du temps, votre base de données CRM accumule des doublons : un même contact enregistré plusieurs fois avec une adresse pro et une adresse perso, ou une entreprise présente sous deux noms légèrement différents.

Alors comment les identifier ? Comment les fusionner efficacement ? Et (surtout) éviter d’en créer de nouveau ?

Si vous utilisez HubSpot depuis plusieurs mois sans avoir fait de tri, il est temps de passer à une petite session de dédoublonnage.

🧹 On passe à l’action : Nettoyer vos doublons dans HubSpot

Heureusement, HubSpot propose un outil intégré pour simplifier ce travail.
Depuis votre vue Contacts ou Entreprises, cliquez sur Actions > Gérer les doublons.
L’outil va automatiquement vous proposer des fiches qu’il soupçonne d’être en double.
Votre rôle : vérifier les informations, puis choisir de fusionner ou de rejeter le doublon.

👉 Pour les contacts, cela évite de cibler deux fois la même personne et vous permet de ne payer qu’un seul contact marketing.
👉 Pour les entreprises, cela prévient les erreurs comme des transactions associées à deux entités alors qu’il s’agit de la même.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version Pro (Marketing ou Sales). Par défaut, HubSpot identifie les doublons de contacts à partir du nom, prénom et adresse email, et ceux des entreprises à partir du nom de domaine.

Mais vous pouvez aller plus loin. Ce dédoublonnage peut encore être facilité et automatisé avec le Data Hub pro de HubSpot. Vous pourrez ainsi créer vos propres règles de détection selon vos besoins : par exemple, sur le numéro de téléphone ou un identifiant interne.

Vous pouvez même automatiser la fusion de doublons grâce à des workflows — une vraie solution pour éviter les corrections manuelles.

Étape 2 – La gestion des contacts marketing

Autre point à ne pas négliger : dans HubSpot, la facturation dépend du nombre de contacts marketing. Importer des contacts non qualifiées ou inutiles, c’est non seulement désorganiser votre base, mais aussi alourdir inutilement vos coûts. Je suis sûr que vous n’avez pas envie de payer pour des contacts “inutiles” (concurrents, fournisseurs, etc.). Et pourtant je parie que vous le faites inconsciemment. 

Dans HubSpot, les contacts marketing sont ceux que vous pouvez cibler dans vos campagnes d’emailing, d’automation ou de nurturing.

Chaque contact inutile, inactif ou mal qualifié gonfle artificiellement votre base et augmente votre facture.

⚙️ Mettre en place un workflow de gestion automatique

HubSpot permet d’automatiser la gestion de vos contacts marketing grâce à un workflow.
Vous pouvez par exemple déclasser automatiquement un contact en “non marketing” selon certains critères précis :

• Désabonnement de vos emails ou communications.
  
  
• Rejet de l’adresse email lors d’un précédent envoi.
  
  
• Contact identifié comme concurrent.
  
  

La gestion des contacts marketing n’est pas seulement une question d’économie : c’est une véritable opportunité d’analyse.
En affinant votre base, vous identifiez les segments les plus actifs, comprenez mieux vos données CRM et optimisez vos actions marketing.

En résumé, une bonne hygiène des données passe aussi par la maîtrise de qui reste dans votre cible et de qui doit en sortir.
C’est un travail continu, mais c’est ce qui garantit un CRM HubSpot performant.

Étape 3 – Effectuer un suivi de l’hygiène de votre base de données

Avoir une base propre, c’est bien. La garder propre, c’est mieux.
Et pour ça, rien de mieux que les tableaux de bord HubSpot.

Je recommande à tous mes clients de créer un tableau de bord dédié à la gestion des contacts marketing et à l’hygiène des données.
Cet outil est essentiel pour garder une vision claire de l’état de votre CRM HubSpot.

Ce tableau de bord vous permet notamment de :

• Identifier un risque de dépassement du nombre de contacts marketing inclus dans votre abonnement.
  
  
• Suivre les imports récents pour repérer une dérive dans les bonnes pratiques (ajouts massifs de contacts marketing).
  
  
• Détecter les contacts obsolètes ou inactifs qui n’ont pas évolué dans leur parcours d’achat depuis plusieurs mois ou encore les contacts non qualifiés.
  
  

En un coup d’œil, vous visualisez l’évolution de votre base de données CRM et pouvez réagir avant qu’un problème ne s’installe.

Ce tableau de bord ne sert pas qu’à surveiller : il vous aide à piloter vos actions marketing.
En analysant vos données, vous pouvez déterminer :

• Quels segments méritent d’être relancés.
  
  
• Quels contacts marketing sont inactifs depuis longtemps et pourraient bénéficier d’un workflow de nurturing.
  
  
• Quelles campagnes lancer pour réactiver vos prospects.
  
  

Chaque mois ou trimestre, prenez le temps d’examiner ces données.
Elles deviendront la base de votre plan d’action marketing et vous aideront à maintenir une base de données propre, fiable et performante.

Avec une bonne hygiène des données, vous gagnez sur tous les plans. Vous gardez la maîtrise de votre HubSpot (car vous savez exactement qui s’y trouve), améliorez la délivrabilité de vos emails et protégez la réputation de votre nom de domaine.

Mais surtout, vous gagnez en clarté : vos rapports HubSpot deviennent de véritables outils de pilotage commercial et marketing, et vous pouvez concentrer vos efforts sur les bons contacts, au bon moment.

Vous avez besoin d’aide pour reprendre le contrôle sur votre base HubSpot ? Contactez-moi